Ketika Anda ingin melakukan digitalisasi pada bisnis Anda, pastinya Anda harus menyiapkan strategi untuk mencapai tujuan digitalisasi yang Anda inginkan. Biasanya ditahap penyusunan strategi ini, akan muncul berbagai pertimbangan pada strategi digitalisasi bisnis Anda. Salah-satu hal yang sering menjadi pertanyaan adalah apakah saya harus merekrut tim IT atau bekerjasama dengan vendor?

Untuk membantu Anda menjawab  pertanyaan tersebut, simak uraian berikut ini.

Apa Perbedaan Tim IT Internal dengan Vendor?

Singkatnya tim IT ini adalah karyawan IT yang akan Anda rekrut secara perorangan kedalam perusahaan Anda. Terkadang, Anda perlu merekrut lebih dari satu karyawan untuk memenuhi spesifikasi keahlian yang dibutuhkan dalam proses digitalisasi bisnis.

Sedangkan vendor adalah jasa outsource yang bekerjasama dengan perusahaan Anda untuk mengerjakan project digitalisasi bisnis yang Anda inginkan. Umumnya, vendor telah memiliki tim tersendiri dengan berbagai spesifikasi keahlian yang akan disesuaikan dengan kebutuhan pada project digitalisasi bisnis Anda nantinya.

Apa Saja yang Perlu di Pertimbangkan?

• Rencana project

Jika project digitalisasi bisnis bersifat jangka pendek, menggunakan jasa freelance atau vendor adalah pilihan yang paling tepat karena Anda hanya akan terikat dengan pihak ketiga dalam jangka waktu tertentu hingga project terselesaikan.

Untuk proyek jangka panjang, Anda dapat bebas memilih jasa freelance, vendor, atau tim IT. Jika tidak ingin merekrut tim IT, namun  ragu untuk menggunakan freelance/vendor, pastikan Anda punya seorang yang dapat memeriksa rekam jejak, mengelola kontrak, dan memastikan dokumentasi lengkap.

Jika proyek Anda bersifat jangka panjang dan tim IT Anda belum memenuhi kualifikasi, daripada merekrut anggota baru, Anda bisa menggunakan jasa vendor. Dan pastikan tim IT Anda juga mempelajari sistem tersebut. Sehingga setelah kontrak dengan vendor berakhir, mereka bisa melanjutkan proyek tersebut secara mandiri.

• Skala project

Karena project dengan skala kecil dan skala besar akan memiliki kebutuhan yang berbeda, Anda harus bisa menentukan berapa banyak target pengguna aplikasi ini. Setelah itu, Anda harus memastikan tim yang dipilih berpengalaman menangani proyek dengan skala serupa sehingga bisa menyelesaikan dengan cara development yang tepat.

Bayangkan Anda ingin membangun rumah satu lantai. Menggunakan penyangga kayu mungkin cukup. Namun, jika suatu saat Anda ingin menambah lantai kedua, rumah itu pasti akan roboh, bukan? Berbeda jika sejak awal Anda berencana membangun dua lantai. Rumah tersebut akan menggunakan penyangga besi, agar rumah tetap kokoh saat lantai kedua ditambahkan nantinya.

Sama halnya dalam pembuatan aplikasi. Tanpa menentukan skala project di awal, Anda mungkin akan salah dalam menentukan pondasi (arsitektur, teknologi, & pengelolaan) yang akan digunakan. Aplikasi mungkin memang bisa berjalan. Namun suatu saat ketika akan diupdate, pasti terjadi kegagalan dan terkadang perlu dibangun dari awal.

• Skala perusahaan

Ada 2 jenis perusahaan berdasarkan skalanya, yaitu perusahaan kecil-menengah & korporat. Perusahaan kecil-menengah, akan lebih cocok untuk menggunakan jasa outsource seperti freelance atau vendor. Sedangkan untuk perusahaan korporat, akan lebih cocok untuk merekrut tim IT atau bekerjasama dengan vendor.

Strategi Digitalisasi Bisnis untuk Perusahaan Kecil – Menengah

Biasanya, perusahaan dalam skala kecil-menengah masih belum membutuhkan sistem yang kompleks dan terkadang mereka juga memiliki budget yang minim sehingga mereka cenderung untuk menggunakan jasa freelance. Sebenarnya, ada 2 jenis jasa outsource yang dapat Anda ambil untuk digitalisasi bisnis Anda yaitu jasa freelance atau vendor. Perbedaan antara keduanya, dapat dilihat pada uraian berikut ini

Jika dilihat dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan jika menggunakan jasa freelance lebih beresiko dibandingkan dengan vendor. Hal ini dapat di minimalisir jika perusahaan Anda memiliki seorang CTO. Karena umumnya seorang CTO memiliki kemampuan dalam hal programing sehingga dapat memberikan training & pengawasan pada freelance yang direkrut.

Sebagai contoh, salah satu klien kami pernah membuat e-commerce sederhana dengan mengalokasikan 10 juta rupiah untuk project tersebut. Awalnya mereka memutuskan untuk menggunakan jasa freelance dengan timeline pengerjaan selama 2 bulan. Pada beberapa minggu pertama, pengerjaan berjalan lancar meskipun mereka tidak memiliki CTO. Namun, freelance tersebut tidak melanjutkan pengerjaan dan menghilang hingga melebihi timeline tersebut. Dengan ini mereka mengalami kerugian dari pembayaran awal yang telah mereka keluarkan sebesar 5 juta rupiah. Setelah itu, mereka menghubungi kami untuk menyelesaikan project dan merilis e-commerce tersebut.

Strategi Digitalisasi Bisnis untuk Perusahaan Korporat?

Umumnya, perusahaan di segmen ini tidak lagi mempertimbangkan jasa freelance, tapi akan mempertimbangkan rekrut IT atau vendor.Kedua opsi tersebut memiliki berbagai kelebihan & kekurangannya seperti pada uraian berikut.

Tentunya, dari segi biaya merekrut tim IT dan menggunakan jasa vendor akan sangat berbeda. Karena tidak seperti vendor yang memiliki tim lengkap sehingga Anda hanya perlu bekerjasama dengan satu vendor saja. Jika Anda ingin membuat tim IT, biasanya Anda tidak akan cukup hanya dengan merekrut satu orang. Hal ini dikarenakan dalam melakukan digitalisasi bisnis, ada begitu banyak role IT yang harus ada untuk menyelesaikan project tersebut seperti pada rincian dibawah ini.

Apakah semua role diatas harus terpenuhi? jawabannya adalah iya karena masing-masing dari mereka memiliki tugas dan kemampuan yang berbeda yang saling terikat. Misalnya adalah pada role Project Manager.

Dalam sebuah project IT, project manager bertugas untuk memastikan bahwa project dapat terselesaikan sesuai rencana & tujuan. Role ini harus selalu ada dalam sebuah project IT. Bayangkan bagaimana jika project berjalan tanpa project manager untuk melakukan mengecekan seluruh pengerjaan tim? pastinya project tersebut akan kacau seperti project pembangunan rumah yang dijalankan tanpa mandor.

Selain itu, untuk memastikan aplikasi dapat berjalan dengan baik, terkadang dalam satu role tidak akan cukup jika dihandle oleh satu orang.

Dapat kita ambil contoh pada aplikasi Halodoc yang saat ini memiliki ± 100 karyawan untuk tim IT mereka. Awalnya jumlah engineer yang mereka miliki hanya sekitar 2 – 4 orang. Namun, untuk meningkatkan perkembangan aplikasi tersebut agar sesuai dengan kebutuhan pasar, mereka meningkatkan jumlah engineer mereka hingga mencapai sekitar 30 orang.

Bagaimana Jika Saya Punya Tim IT Tetapi Masih Mengalami Masalah?

Bisa kita ambil contoh pada salah satu client kita yang bergerak dibidang apparel industry ternama di Indonesia. Pada awalnya mereka menjual seluruh produk mereka melalui website e-commerce sederhana yang berhasil mereka bangun dengan merekrut tim IT internal mereka yang memang memiliki kemampuan untuk mendevelop sebuah website. 

Beberapa tahun setelah website e-commerce tersebut dirilis, mereka menyadari bahwa yang dibutuhkan bukan hanya website yang mampu menjembatani antara perusahaan dengan customer namun mereka juga membutuhkan sebuah dashboard analytical yang terintegrasi dengan berbagai platform external & ERP yang dapat membantu para stakeholder untuk membuat keputusan untuk strategi perusahaan kedepannya. 

Karena pada awalnya tim IT internal tersebut direkrut sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan untuk mendevelop sebuah e-commerce saja. Maka keahlian yang mereka miliki pun terbatas pada kemampuan para anggota tersebut.  

Agar kebutuhan tersebut dapat terselesaikan dengan cepat dan optimal dari berbagai faktor, mereka memutuskan untuk mencari vendor IT yang mampu memenuhi kebutuhan mereka. Dengan ini masalah yang mereka rasakan dapat terselesaikan dengan cepat dan lebih hemat dari segi cost dibandingkan dengan merekrut anggota tim internal baru dengan kualifikasi tertentu.

Manakah yang Lebih Baik?

Setelah Anda membaca seluruh uraian panjang yang ada diatas, apakah Anda telah memiliki gambaran untuk menentukan manakah yang lebih baik antara merekrut tim IT atau dengan menggunakan jasa vendor? Singkatnya, untuk perbandingan manakah yang lebih baik, Anda dapat melihat pada tabel dibawah ini.

Sebelum membuat keputusan antara merekrut tim IT internal, menggunakan jasa vendor IT, atau bahkan menggabungkan kedua opsi tersebut, Anda perlu memastikan dengan sungguh-sungguh manakah strategi yang tepat untuk perusahaan Anda. Namun, karena digitalisasi saat ini tidak lagi menjadi pilihan, tetapi telah menjadi sebuah kebutuhan penting bagi berbagai sektor bisnis. Untuk memahami lebih lanjut mengenai digitalisasi bisnis, Anda dapat membaca artikel kami tentang Pentingnya Digitalisasi dalam Pengembangan Bisnis.

Ingin konsultasi untuk menyusun strategi digitalisasi bisnis yang tepat? Kami siap membantu!

Jangan ragu untuk menghubungi kami melalui Whatsapp. Kami menyediakan layanan pembuatan aplikasi yang dapat di-custom sesuai kebutuhan bisnis Anda, lengkap dengan pelatihan agar tim Anda bisa beradaptasi dengan sistem baru secara efektif.